Word文档使用技巧


用Word进行文字处理时,往往要输入很多符号。这里介绍几种常用的输入其他语种特殊符号的方法。
1.插入符号法
单击“插入”菜单栏,选择“符号”命令,在里面可以选择拉丁语、希腊语等语种。
但是此法调用符号模块时间较长,加之在较大的篇幅内寻找需要的符号比较麻烦,因此有一定局限性。
2.利用软键盘功能法
最Windows内置的中文输入法提供了13种软键盘。它们是:PC键盘、希腊字母键盘、俄文字母键盘、注音符号键盘、拼音键盘、日文平假名键盘、日文片假名键盘、标点符号键盘、数字序号键盘、数学符号键盘、单位符号键盘、制表符键盘、特殊符号键盘。我们可以根据需要,进行不同的选择。
操作时,只须用鼠标右键单击输入法词条的软键盘图标,选中需要的软键盘,即可选定、插入符号。
3.利用英文字体设置
在英文字体Wingdings和Webwings下,数字、英文字母和其它的一些字符显示为一些符号。
另外,以此类推,利用上述几种方法,还可以为用户的屏幕保护程序“三维文字”增加近200种特殊图案。方法是:在“三维文字”的“设置”中,输入上述的英文字母、数字和字符,字体选择为Wingdings或Webdings,则出现与之对应的符号或特殊图案,如果再选择扩展名为BMP的文件为纹理,屏幕保护程序图案会更加美观大方,更加多样化。
快速输入大写中文数字
在一些特殊领域,经常需要输入中文的数字,一次两次可以,但是输入次数多了未免太麻烦了,这里介绍一种快速输入中文数字的方法:
执行“插入”菜单上的“数字”命令,在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字,如输入12312,然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁….. ”,单击“确定”,中文数字式的“壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹”就输入好了。
将姓名按姓氏笔划排序
在举办会议或者进行评比时,需要对相关的人员姓名按照姓氏笔划进行排序。首先,将需要排序的姓名写出来,每个姓名要占一行,即输入结束后需按“回车”换行,选中所有需要排序的姓名,执行“表格”菜单上的“排序”命令。
在“排序文字”对话框里,“排序依据”项选择“段落数”,“类型”项里根据各自的要求,可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式,在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式,单击“确定”,杂乱无章的姓氏就被Word排列的井井有条了。
在Word中插入当前的日期和时间
用户可以随时使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间。方法很简单,只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置,按下Alt+Shift+D组合键即可插入日期,而按下Alt+Shift+T可插入当前时间。用户也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。
锁定插入的日期和时间
如果在插入日期和时间的时候在“日期和时间”对话框中选择了“自动更新”的话,则每次打开该文档时日期和时间都会变成当前的日期和时间。如果用户并需要日期和时间的自动更新,可以单击时间和日期处,按下Ctrl+F11组合键,这样就可以锁定时间和日期了。还有一种一劳永逸的方法,就是按下Ctrl+Shift+F9组合键使时间和日期变为正常的文本,自然就不会自动更新了。
利用合并字符功能设置上下标
用户在编辑文档的时候,有时会遇到某个字符同时具有上下标,例如X10 、10+2-1,公式编辑器可以轻松的完成任务,但是如果在安装Office时没有安装公式编辑器该怎么办呢?
在工具栏里添加“合并字符”按钮,键入有上下标的字母,依次键入上标、下标,然后同时选中上下标,最后按下合并字符按钮,接着会弹出对话框,进行了相应的设置后,就完成了上下标的输入。
需要提醒用户注意的是,如果上下标对不齐的话可以尝试加空格,另外此方法只适用上下标不超过6个字符的情况。
使用⑩以上的数字序号
以前在Word中输入10以带圈序号非常困难,现在Word XP 中可以轻松插入带圆圈10以上的序号。点击工具栏上的○字按钮,在“文字(T)”栏输入“11”, “圈号(Q)”栏中选“○”,点“确定”即可完成。
使用格式刷重复复制格式
格式刷的用法相信广大用户都会,但是每次只能调整一次格式是不是很不方便呢?
其实只要双击“格式刷”按钮,用户可以将选定格式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下“Esc”键即可关闭格式刷。
利用拖放的方式复制网页
在复制网页内容时,通常用户都是在IE窗口用鼠标选中需要复制的部分,然后执行“复制”命令,接下来打开Word程序,进行“粘贴”。
其实还有更加简便的方法,就是使用Windows最常见的拖放功能,选中网页上的内容,按住鼠标左键不放,拖到Word窗口,然后释放鼠标左键,网页的内容就被完整复制了。在复制网页内容时,通常用户都是在IE窗口用鼠标选中需要复制的部分,然后执行“复制”命令,接下来打开Word程序,进行“粘贴”。
利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里
用户在录入一段文字时,经常会遇到这样的情况,一个由多个单词组成的词组(如人名)被分隔在两行文字里,如果遇到这种情况,可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。
方法很简单,选中词组中每个单词(除最后一个单词)后的空格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可。
让光标在段落间快速移动
在编辑Word文档的时候,如果需要在段落之间移动,可以使用Word提供的一个快捷键只需按住Ctrl键,然后再按下方向键中的向上或向下键,这样就可以使光标依次向上或向下移动一个段落。
巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”
用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法,但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式,如从复制的网页文字粘贴到文档后,四周留下了表格边框;从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。
将需要的文字复制到剪贴板后,执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令,在弹出的对话框中选择“无格式文本”。单击“确定”按钮后,粘贴的文字就是无格式的,也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。
快速显示文字格式
在用户编辑文档的时候,有时需要确定某一段文字应用了何种格式(如字体、大小等)。
执行“帮助”菜单上的“这是什么?”命令,鼠标指针变为一个问号后,单击需要确定格式的文字。屏幕上就会显示出该文字的格式。用户还可以按下Shift+F1组合键,然后单击需要查询格式的文字。如果不需要文字格式的显示,可以按下Esc键取消。
在Word中用另类方法复制文本
选定需要复制的文字,按下Shift+F2组合键,这时状态栏上会显示“复制到何处”的字样,然后将光标移动到目标处并按下回车键即可完成复制。
去除自动添加的超级链接
Word有很多自动功能,这无疑给用户的操作增添了无数的便捷,但有时也会感到有些不方便,比如仅仅是输入了一个网址或E-mail地址后,Word会自动将其转换为一个超级链接,对于不需要这一链接的用户来说如何去除自动添加呢?
有三种方法
1.即时方法,在Word将网址或E-mail自动转换为超级链接域后,按下Ctrl+Z组合键,即可取消该自动转换。
2.长期方法,执行“工具”菜单上的“自动更正选项”命令,在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡中,去除“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框的选择。
需要提醒用户注意的是,使用此方法后,当用户再输入网址或E-mail地址时,Word就不会自动将其转换为超级链接了。
3.取消其它位置的超级链接,如果想把文档中某个已经存在的超级链接域转换为正常文本,只需在按住Ctrl键的同时单击该超级链接,然后按下Ctrl+Shift+F9组合键即可。
快速插入一对大括号
将光标置于需要插入大括号的地方,然后按下Ctrl+F9组合键,就可以快速在插入点插入一对大括号,并且将输入光标置于大括号中。
在Word 2002中选择多个文档区域
用户在Word 2002中可以像在Windows窗口中选择多个文件一样来选中多个文档区域,这样可以大大提高工作效率。具体方法与选择多个文件一样,就是按住“Ctrl”然后使用鼠标进行选择即可。
禁用智能标记
虽然智能标记大大方便了用户的操作,不过可能也有些朋友不喜欢它们,因为不时的弹出菜单太烦人了。那就将它们取消了事,方法很简单,仍然打开对话框,取消“使用智能标记标识文字”和“显示智能标记操作按钮”两个复选框就行了,如果你仍想使用某个智能标记,那就在“识别器”清单中个别设置就行了。
WORD字体随身携带
在日常办公中,常常要在另一台电脑上打印本机Word文档,如果采用的是Windows系统默认的字体,在另一台电脑上打印当然不会有什么问题,可是如果本机采用的是另外安装的字体,而另一台电脑上又未安装该字体,那么打印时就会变成宋体了。要想即不在另一台电脑上安装该字体,又要正确打印出该文档,我们可以这样做:执行 “工具→选项”命令,打开“选项”对话框,点击“保存”标签,选中“嵌入TrueType字体”,这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起,当在另一台电脑上打开此文档时,仍可用这些字体来查看和打印文档。
注意:①如果想实现此目的,必须对该文档使用一种新的样式;②你想嵌入的字体只能是True Type字体;③这样的文档容量比较大,为了减小文档的体积,可同时选中“只嵌入所用字符”选项;④在另一台电脑上打开该文档时,不能对嵌入的字体文本进行修改,否则会使嵌入的字体丢失。
为WORD文本加注解
如果你想为WORD的某个文本(如一个新名词、一个英文缩写等)加以注释,而又不想让注释出现的文档中,下面三种方法中的任意一种可以帮你实现:
①先选中需要注释的文本,用“插入→批注”命令,打开“批注”窗口,在其中输入注释文字后关闭该窗口,则该文本被加上黄色底纹(不会打印出来),当鼠标移至该文本时,注释文字则显示在该文本的上方;
②将光标移至需要加注释的文本后面,用“插入→脚注或尾注”命令,打开“脚注或尾注”对话框,适当设置后确定,则光标移至该页文本的左下方,输入注释文本,则在上述文本后面出现一个数字序号,光标移至该序号处,注释文本即显示出来(不过该注释文本会显示在文档下方,并能打印出来);
③如果注释文本比较长,我们可以先将注释文本(图片也可以)存放在一个独立的文件中(非WORD格式也行),然后建立一个链接:选中要加注释的文本,用“插入→超级链接”命令,打开“插入超级链接”对话框,在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本,在“请键入文件名称或Web页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称(也可以用“浏览”按钮查找到),按“确定”按钮,则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式(并不影响文档的打印),点击该文本(在WORD XP中需要按住Ctrl键),则可直接打开注释文本所在的文件。
快速输入特定的短语
我们在用WORD2000/XP进行文档编辑时,像专业术语、单位名称等这些特定的短语,在一篇文章中可能要反复输入,如果每次都是一个字(词)一个字(词)地去输入,不仅麻烦、速度慢,而且容易出错,同时也很难每次输入文本的一致性。我利用WORD2000/XP的“剪贴板”功能,实现了特定短语的一次性输入,达到快速、准确、一致之目的。
①启动WORD2000,打开“剪贴板”工具栏。
②选将特定的短语(如“《建设工程质量管理条例》”、“建设工程质量监督工作”等)输入到文档中,然后一个一个的选中,用“复制”命令将他们逐条加到“剪贴板”中。
③在需要某一短语的位置,单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。
④如果短语太多,记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系,当你将鼠标指向某条短语时,在左下方即可显示出该短语,点击你需要的短语即可(在WORD XP中,“剪贴板”上直接会显示出短语的内容)。
特殊符号的输入
在WORD2000/XP中可以有多种方法输入一些特殊符号,我们以“※”为例,看看如何输入特殊符号:
①软键盘法。右击中文输入法的“软键盘”(一般输入法均带有“软键盘”),选“特殊符号”选项,直接点击符号“※”所在的字母键即可;
②自动更正法。用“工具→自动更正”命令,打开“自动更正”对话框,在“替换”框中输入“mh”,在“替换为”框中输入“※”,先后按“添加”和“确定”按钮。以后你在文档中输入“mh”及后面的文字时,系统会自动将其更正为“※”,如果你确实需要输入字母“mh”(不会这么巧吧!),你可以先输入“mha”及后面的文字,再将“a”删除即可;
③自造词法。右击中文输入法(以“五笔字型”为例)状态条,选“手工造词”选项,打开“手工造词”对话框,在“词语”框中输入“※”,在“外码”框中输入“mh”,先后按“添加”和“关闭”按钮,以可你在该输入法中输入“mh”时即可输入“※”;
④用“插入→符号”命令,打开“符号”对话框,在“广义标点”子集中会找到“※”,双击它即可输入。
使用通配符进行模糊替换
如果想把整篇文档中引号(“”)内的文本全部设置成黑体,可以采用通配符替换的方法实现:
①用“编辑→替换”命令,打开“查找与替换”对话框,并点击下面的“高级”按钮,再选中“使用通配符”选项;
②在“查找内容”框中填入:“*”后(*号代表任意字符,?号代表1个字符),点击“替换为”框,再按下端的“格式”按钮,并选“字体”选项,在弹出的“查找字体”对话框将字体设置为黑体后确定;
③按“全部替换”按钮,即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了。
Word文档与RTF文档的互换问题
Word允许用户输入和输出一种RTF特殊格式的文件,只需选择“另存为”命令,在“保存类型”中选择“RTF格式”即可。
RTF是Rich Text Format的缩写,并将它作为该格式文件的扩展名。RTF文件格式是由Microsoft创建的。它是为在不同程序间传递数据而设计的。其优点之一就是文件的格式信息不会丢失或破坏。例如,用户可以利用RTF格式将文档在Word与老版本的Word、PageMaker以及其它几种流行的软件(包括Word for the Mac)之间传送。
如何将Word文档转换成为幻灯片
我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档,同时又不想重新进行输入和制作,这个时候就需要用到Word的文档转换功能。
其实,Office本身就提供了一种十分方便的各种环境间文档转换的方法。方法就是直接把另外一个编辑环境里面的文档打开。例如需要将Word文档转换成PowerPoint文档时,启动PowerPoint,单击“文件”菜单栏,选择“打开”命令,在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”,然后选择已经编辑好的Word文档,单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。
在没有安装Word的计算机上查看文档
有时用户需要将制作的文档拿到其它没有安装Word的计算机上使用,如果时间来不及的话,可以不安装Office,采用以下方法。
在完成文档编辑后执行“文件”菜单下的“另存为Web页”命令,输出的网页文件自然可以拿到其它计算机上演示了,而且对作品的效果影响不大,只是一些版式变化。另外,也可以用写字板来打开Word文件。
换页时不再频繁敲回车键
在编辑文档时,经常会遇到换页的情况,大多数的用户都会敲很多次回车键以生成新的页面,这实际上是一个非常不好的习惯,因为当用户对前面的内容再作修改时,会直接影响到版面,所以用户应当使用下面的方法:
当编辑到需要换页的位置时,按住“Ctrl”键后再按下回车键,插入一个分页符,这样就完成了换页的工作。
Word“分节”的妙用
在Word中,“节”是文档的一部分,可以在其中单独设置某些页面格式设置选项。如果需要修改属性,例如行编号、列数、页眉和页脚时,可创建一个新的节,并对这个新的节应用新的页面设置选项。除非插入分节符,否则Microsoft Word会将整个文档视为一个节。分节符是为表示节结束而插入的标记。分节符中保存有节的格式设置元素,如页边距、页的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。分节符在文档中显示为包含有“分节符”字样的双虚线。
插入分节符的方法如下:
1.单击文档中需要插入分节符的位置,单击“插入”菜单栏中的“分隔符”命令,出现一个名为“分隔符”的对话框。
2.在“分节符类型”下,单击描述了所需新分节符开始位置的选项。分节符类型共有4种:“下一页”、“连续”、“奇数页”和“偶数页”。 下面的示例显示了可插入的分节符类型
为部分文档创建不同的页眉或页脚
创建页眉或页脚时,Word自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚。要为部分文档创建不同于其他部分的页眉或页脚,需要对文档进行分节,然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。
⑴ 如果尚未对文档进行分节,需要在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符;
⑵ 单击要为其创建不同页眉或页脚的节;
⑶ 单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。出现“页眉和页脚”工具窗口;
⑷ 单击“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮;
⑸ 修改已有的页眉或页脚,或为该节创建新的页眉或页脚。Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。
⑹ 要为下一节创建不同的页眉或页脚,重复步骤1到步骤5。
Word文档转换为HTML文档后的变化
当我们将Word文档存为Web页面时,Word会关闭文档,然后用超文本标记语言(HTML)格式保存,但是因为HTML不支持某些Word功能,转换时Word会更改或取消内容,因此应先用Word格式保存文档。特别是当文档还要当作Word文档使用时。下面将Word文档转换成HTML时发生的变化列出如下:
字号:字号会映射成最接近的有效HTML字号,范围从1号到7号,这些字号并不是磅值,但浏览器用它们作为字号的指令。Word字号是从9号到36号;
批注:用"插入"菜单中的"批注"命令插入的批注会被删除。不过,在将文档保存为HTML格式后,可以输入批注并显示"批注"样式。浏览器在显示WEB页时,不会显示批注;
动态文字:动态文字效果会丢失,但文字保留下来。在Web页创作中,会在页中给动态文字插入滚动文字;
图形:图片和剪贴画等图形会转换成GIF格式,除非,图形已经是JPEG格式。文字框和形状等图形对象无法转换,线条会转换为横线;
制表符:制表符会转换成HTML制表字符。制表符在某些Word浏览器中会显示为空格,所以可以改用表格或缩进。
域:域结果会转换成文字,系统会删除域代码。例如,用户插入的是DATA域,日期文字会转换过来,但日期将无法更新。
目录和索引:信息转换过来,但目录和索引、图表目录在转换后无法转换自动更新,因为它们以域代码为基础。目录会在页码处显?quot;*",这些"*"是超级链接,用户单击该链接即可在即可在Web页中漫游。用户可以将星号替换为希望超级链接显示的文字。
首字下沉:首字下沉会被删除,在Web创建环境中也可增大一个字号。
图形对象:图形对象无法保留,用户可以插入" Word图片"对象,在Web页创作中使用绘图工具。对象转折换为GIF格式。
公式、图表和其他OLE对象:这些项目转换为GIF格式。外观会保留下来,但用户无法更新这些项目。
表格:表格宽度。尽管Web页不支持的设置会丢失,但表格会转换过来。彩色的、可变换宽度的边框不会保留。
突出显示:突出显示会丢失。
修订标记:用修订功能所作的修改会保留下来,但系统会删除该修订标记。
页码:由于HTML文档是单独的Web页,因此不管有多长,都会删除该文档的页码。
页面边框:没有边框的HTML对应内容,用户可以用格式菜单中的"北景"命令来添加背景,使页面更具吸引力,用户还可以在表格周围设置边框,并且可以用横线来帮助强调或分隔Web页的部分。
页面边框:HTML中没有页眉和页脚的对应内容。
脚注和尾注:HTML中没有脚注的对应内容。
修改Word2000标尺
打开Word2000,窗口默认标尺为2、4、6……38,这一数字表示什么单位呢?是厘米?是英寸?都不是;原来它是以字符为单位,在宋体五号字的格式下,每行约可输入38个中文字符。不过这样的设置,用起来很不方便,尤其在制表、作图时,很不直观,有必要修改成以厘米为单位标尺。
从工具菜单中,打开“选项”对话框,选取“常规”卡片,其中有一"度量单位"选择条,注意:不要被巳填好的"厘米"蒙骗而无所作为,其实在它的下面有一个打レ的“使用字符单位”的选择项,现在把这个小方框中的レ去掉,加以确定。回到Word2000界面一看,原来标尺上的2、4、6……38,变成了以厘米为单位的1、2、3……14数字了。
微调各边距
用户在进行排版时,通常都会使用鼠标左键来调整页边距、左右缩进、制表符、表格边框线等,但有时由于各种原因(如鼠标不灵敏,屏幕分辨率较低等),效果不尽人意,不能精确的移到理想的位置,这时可以在调整的过程中加按鼠标右键(不释放左键)来进行微调,可以达到理想的效果。
用键盘选定表格中的项目
前面介绍了使用鼠标选定表格的方法,下面介绍一下使用键盘选定表格的技巧。
Tab选定下一单元格的内容
Shift+Tab 选定上一单元格的内容
按住 Shift 并重复按某箭头键 将所选内容扩展到相邻单元格
单击列的第一个或最后一个单元格,按住 Shift 并重复按上箭头或下箭头 选定列
Ctrl+Shift+F8,然后用箭头键 扩展所选内容(或块),按Esc可取消选定模式
Shift+F8 缩小所选内容
Alt+数字键盘上的 5 选定整张表格(Num Lock 键需处于关闭状态)
巧用Alt键调整表格
用户在调整表格高度与宽度时,通常都是使用鼠标来进行拖动,但是这种方法不够精确;也可以在表格属性里设置,这种方法可以保证精确,但是不够直观,能否将二者结合起来呢?
在调整宽度或高度的时候,用户可以按住Alt键不放然后使用鼠标进行拖动调整,这样就会在标尺处显示表格的长或宽的数值大小,既精确又直观。
另外,Word中的其它调整如分栏的栏宽调整、首行缩进等都可以用此方法进行。
修改表格的垂直对齐方式
通常情况下,Word表格中的文字采用的是顶端对齐方式,即无论表格内容的多寡,其文字的排列都是向“顶”看齐,这在各个表格项中文字的数量差不多的情况下到也没什么,可当不同表格项的文字数量相差较大时就显得不太美观了。我们若能将表格中的第一列文字全部放在单元格的中间位置进行打印,则要美观得多,为此,许多用户都采用了手工插入空行的办法来加以解决,操作麻烦不说,效果也不太好,其实我们只需利用Word表格的垂直居中功能即可解决这一问题,具体步骤为:
执行Word“表格”菜单的“绘制表格”命令,或单击快捷工具栏上的“表格和边框”按钮,激活Word的“表格和边框”工具栏。
将光标移到需要垂直居中的单元格上(或将这些单元格定义为块);
单击“表格和边框”工具栏上的“垂直居中”按钮,表格中的文字就会居中排列,这就较缺省的顶端对齐方式要美观得多。当然,用户如果需要也可将文字设置为“底端对齐”方式。
将公式完整显示出来
在Word中经常会用公式编辑器编制一些复杂的公式,但是有时候,用户没有使用Word中默认的单倍行距来设置文本段落,这时就会出现公式不能完整显示的情况。
只需要选中文本段落,执行“格式”菜单上的“段落”命令,将行距设置成最小值,再输入相应的行距值就可以达到完整显示公式的作用。
增加、删除和显示全部菜单命令
在默认情况下,Word只在菜单中显示最常用与最近使用过的命令。如果需要像从前Word 97那样一次显示全部命令,则需禁用个性化菜单。单击“工具”菜单中的“自定义”,然后单击“选项”选项卡,清除“菜单中首先显示最近使用过的命令”复选框,然后选择关闭就可以了。
执行“工具”菜单中的“自定义”命令,选择“命令”标签,从“类别”列表中选择需要增加的命令所在的菜单,从“命令”列表中选择增加的命令,然后将命令拖放到菜单栏中合适的位置即可。如果需要删除某个菜单命令,只须保持“自定义”对话框的打开状态,选中菜单中需要删除的命令,按下鼠标左键将它拖离菜单即可。当然,我们还可以用更简便的方法:按下Ctrl+Alt+“-”组合键,这时鼠标光标将变成粗减号(按Esc键可以取消),在要删除的菜单命令上单击就可以将它删除。
摒弃“智能菜单”功能
Office 2000新增的“智能菜单”功能可以只显示最近使用过的命令,而不是像传统菜单一次就把所有项目全拉出来,节省了许多视觉空间。但若是用惯了Office 97,可能会对这种“智能”的菜单显示方式感到有些不太习惯。不过没关系,我们可以通过简单的设置让它恢复成传统的菜单方式。单击“工具”菜单栏,选择“自定义”命令,在弹出的“自定义”对话框中选择“选项”标签卡,并将其中的“菜单中首先显示最近使用过的命令”项前的对勾取消掉,然后按下“关闭”按钮即可让Word菜单恢复到传统的显示方式了,同时Office 2000其他所有的组件,如PowerPoint、Excel等也会恢复到传统的菜单显示方式。
在屏幕提示中显示快捷键
在Microsoft Word中,通过在屏幕提示中显示快捷键,用户就可以知道最常用Word命令的快捷键。在选择显示工具栏屏幕提示时,用户可以指定Word同时显示该工具栏按钮的快捷键。
执行“视图”菜单上“工具栏”子菜单上的“自定义”命令,在弹出的对话框中选择“选项”选项卡,选中“显示关于工具栏的屏幕提示”复选框和“在屏幕提示中显示快捷键”复选框。
单击“关闭”按钮后,用户就可以在屏幕提示中看到快捷键了。
需要提醒用户注意的是,在选择了“在屏幕提示中显示快捷键”复选框后,该设置将影响到除Excel之外的所有Office程序。
快速删除Word不常用的按钮和菜单
Word中的工具栏上的一些常用按钮使得编辑文章更加方便,但我们也发现有些按钮并不常用,但却占据了很多宝贵的屏幕空间。其实用户可以这样删除它们:在工具栏空白处单击鼠标右键,选择“自定义”命令,弹出对话框后不要去管它,直接从工具栏上把用户要删除的按钮按住不放,将它拖到屏幕空白处(会出现一个小叉)放开即可删除,非常方便。
其实小编有一个非常容易的方法,只要按下Alt键不松开,然后用鼠标把相应按钮拖放到工具栏外面即可,利用此法甚至可以删除Word菜单下不常用的命令。
更改菜单打开方式
如果有人的Office xp菜单是以滑动或者展开的动画效果显示的,用户一定觉得够酷,其实用户也可以使用这种效果,打开工具菜单下的“自定义”对话框,在“选项”标签中用户可以看到菜单的打开方式这一项,系统默认是“无”,通过它的下拉菜单用户可以看到有“无”、“任意”、“展开”、“滑动”这几项,用户选自己喜欢的方式,就可以看到更酷的效果了。
更改默认的度量单位
用户可以设置默认的度量单位,例如,英寸或磅值,Word 将该度量单位用于对话框中输入的数值和 Word 标尺。
执行“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“常规”选项卡。单击“度量单位”框中的所需选项即可。
注意要将对话框中的默认度量单位改为像素,请选中“为 HTML 功能显示像素”复选框。
将同一高度和宽度应用于不同对象
用户可以通过一次设置完成所有对象的调整。
选取要具有同一尺寸的所有对象(自选图形、图片、艺术字或剪贴画)。 执行“格式”菜单上的“对象”、“自选图形”、“图片”、“艺术字”或“剪贴画”命令(“格式”菜单项会发生相应的更改以反映所选的对象类型)。
在“大小”选项卡上,单击“高度”和“宽度”框以键入所需的尺寸。